Boas práticas para garantir conformidade

O cenário normativo brasileiro, especialmente no campo da SST, é reconhecidamente complexo. O número elevado de NRs, somado à densidade técnica e à frequência de atualizações, representa um desafio significativo para o empresariado. A conformidade exige não apenas investimento em sistemas e capacitação, mas também uma interpretação cuidadosa das exigências legais.

A ausência, o atraso ou o envio incorreto de eventos obrigatórios pode ser interpretado como descumprimento normativo, gerando autos de infração, multas administrativas e reflexos em ações individuais ou coletivas. Os riscos para as empresas envolvem autuações, passivos e impactos reputacionais.

Além disso, divergências entre os dados enviados ao eSocial e os documentos físicos podem comprometer a análise de aposentadoria especial, o cálculo de benefícios previdenciários e a caracterização do nexo causal em doenças ocupacionais, ampliando significativamente o passivo trabalhista e previdenciário das empresas.

Além dos reflexos trabalhistas, inconsistências no eSocial podem gerar impactos previdenciários relevantes, como ações regressivas do INSS ou dificuldades na concessão de benefícios, ampliando o risco jurídico da empresa.

Em setores com maior exposição a riscos ocupacionais, como construção civil, transporte rodoviário, metalúrgica e saúde, há também a possibilidade de impactos reputacionais, especialmente em casos de atuação do Ministério Público do Trabalho. Nesse contexto, a transparência proporcionada pelo eSocial pode funcionar como um instrumento de boa governança, desde que haja aderência efetiva às exigências legais e consistência entre os dados informados e a realidade da empresa.

Diante desse novo cenário, algumas medidas são fundamentais para mitigar riscos e garantir a conformidade com as exigências legais. Entre elas, destacam-se:

• Digitalização e atualização contínua da documentação de SST, garantindo que os registros estejam sempre acessíveis e em conformidade com as exigências normativas;

• Revisão dos processos internos, desburocratizando o levantamento e acesso às informações pertinentes, integrando as diferentes áreas;

• Capacitação das equipes envolvidas, por meio de treinamentos e especializações, especialmente dos setores de RH, segurança do trabalho e jurídico, para assegurar o correto cumprimento das normas;

• Realização de auditorias internas periódicas, com o objetivo de identificar falhas, corrigir inconsistências e prevenir autuações.

Essas práticas não apenas reduzem o risco de autuações, como também fortalecem a cultura de prevenção e responsabilidade dentro das organizações.

E quando não há conformidade?

Mesmo com boas práticas, falhas podem ocorrer. Por isso, é fundamental que as empresas estejam preparadas para responder de forma ágil e estruturada. A adoção de planos de ação corretiva, com revisão de processos e requalificação das equipes, contribui para a resolução eficiente dos problemas e demonstra compromisso com a conformidade.

Nesse contexto, soluções integradas, que combinam diagnóstico técnico, suporte jurídico especializado e acompanhamento contínuo, têm se mostrado eficazes na construção de ambientes corporativos mais seguros e alinhados às exigências legais, transformando a conformidade em um diferencial competitivo.

Também é importante que as empresas estejam preparadas para lidar com eventuais não conformidades, pois a adoção de mecanismos de resposta rápida contribui para a resolução eficiente de falhas e reforça o compromisso com a conformidade.

A integração entre as NRs e o e-Social representa um avanço na eficiência da administração pública e uma oportunidade para as empresas aprimorarem sua governança trabalhista. Para as companhias, isso também abre espaço para melhorar a gestão das informações trabalhistas e de saúde e segurança no trabalho.

Por outro lado, essa mudança exige mais do que tecnologia. É necessário investir na capacitação das equipes, revisar processos internos e adotar uma postura preventiva. A conformidade não se resume ao cumprimento formal das normas – ela precisa ser incorporada à rotina da empresa de forma prática e efetiva.

Com a digitalização da fiscalização, inconsistências podem ser identificadas com mais rapidez. Por isso, é fundamental que as empresas estejam preparadas para lidar com possíveis não conformidades, adotando medidas corretivas ágeis e bem estruturadas. Processos claros e apoio técnico-jurídico podem fazer a diferença na hora de evitar autuações e garantir respostas satisfatórias aos órgãos fiscalizadores.

O suporte especializado das áreas de saúde e segurança do trabalho, em sinergia com o departamento de pessoas e jurídico, além de tornar o ambiente de trabalho mais seguro, garantem que a empresa esteja mais alinhada às exigências legais, de modo a atuar diretamente na prevenção dos passivos trabalhistas.

Fonte: Jota